Många chefer brottas med utveckling och styrning av projektverksamheten. Hur skapar man en miljö för lyckade projekt? Hur får jag översikt över vilka projekt vi har och hur de går? Här är fem saker att undvika.
Många är de chefer som försökt få bättre koll på projekten i verksamheten genom att köpa in ett verktyg där projektledarna ska lägga in projekten och rapportera progress. Men om det inte finns en projektprocess på plats finns det ingen bas för att använda ett verktyg. Utan ingredienser och recept blir det ingen sockerkaka bara för att du köper en elvisp.
Visst är din verksamhet speciell och har sina förutsättningar och utmaningar. Men det betyder inte att det inte finns en färdig projektmodell som passar just era projekt, marknaden är full av bra alternativ som går att anpassa vid behov. Att bygga en egen modell är både tidsödande och svårt. Det är också krävande att uppdatera mallar och hålla egengjorda utbildningar bland annat.
Det hjälper inte hur bra processer, verktyg eller mallar som finns om inte användarna vet hur man använder dem. De flesta förstår att projektledare behöver utbildas i verktyg och projektmodell, men har du tänkt på att även styrgruppsmedlemmars och chefers kunskaper är avgörande för lyckade projekt?
Det är viktigt med processer och modeller i en projektverksamhet. Självklart ska man också kunna kräva att projektledarna följer dessa. Men uppföljning och konsekvenser räcker bara en bit på vägen. För en bra efterlevnad krävs också att projektledarna ser den egna nyttan. Och att det är kul att jobba!
Ni har följt planen, spenderat projektbudgeten och avslutat projektet. Men om ni inte följer upp nyttan med projektet kan ni aldrig veta vad ni egentligen fick för pengarna. Se till att från början ha en plan för linjeövertagande av projektresultatet och för hur ni ska följa upp nyttan och när. Antagligen efter flera år.
Det går att få till en viss styrning av en projektverksamhet med hjälp av existerande kunskaper om ekonomistyrning och IT-styrning i en verksamhet, tillsammans med en god nypa sunt förnuft från ledningshåll. Men projektstyrning är en egen gren som kräver en särskild kompetens inom just detta område och för att få ordentlig utväxling av projekten i en verksamhet behövs även kompetens inom denna gren.
